Taitavalla neuvottelutavalla, käyttäytymisellä ja henkilökohtaisella viehätysvoimalla voidaan Japanissa vaikuttaa suuresti neuvottelutulokseen. Japanissa voi myös helposti vahingossa ja tahattomasti käyttäytyä tai sanoa jotakin niin väärin, että sillä pilataan neuvottelujen onnistuminen, menetetään sopimus tai alkanut ystävyyssuhde, koska japanilaiset ovat ylpeitä ja kunniastaan tarkkoja ihmisiä. Erilaisia kulttuureja edustavien ihmisten välisissä neuvotteluissa syntyy helposti ristiriitaisia tilanteita ja väärinkäsityksia, jotka liittyvät usein osallistujien käyttäytymiseen ja viestintätapoihin. Voimakkaat tunnepitoiset ilmaisut esimerkiksi vastapuoli voi tulkita vihamieliseksi asennoitumiseksi, vaikka ne olisivat aiheutuneet vain hämmennyksestä. Rikkomalla jotakin Japanin kulttuuriin kuuluvaa käyttäytymismallia ulkomaalainen voi myös loukata vastapuolta, vaikka hän ei itse tiedosta syyllistyneensä mihinkään loukkaavaan käyttäytymiseen. Väärinkäsityksiä puolestaan syntyy ehkä tavallisimmin siitä, että jommallakummalla neuvotteluosapuolella - tai molemmilla - on vajavainen englannin kielen taito, jos sillä kielellä neuvotellaan. Tokion-matkaa suunnittelevat suomalaiset kauppaneuvottelijat ovat usein kysyneet minulta etukäteen, miten heidän tulisi vuodenajan huomioon ottaen pukeutua. Suomalaisillahan on yleisesti muunmaalaisia hämmästyttävä tapa pukeutua ulkomaanmatkoillaan mahdollisimman vaatimattomasti, kesäaikana mieluimmin T-paitaan, vapaa-ajan asuun, farkkuihin, ja juhlallisempana asuna tropiikkipukuun. Näin monet suomalaiset liikemiehetkin haluaisivat mieluimmin esiintyä tullessaan kuumana kesäaikana Tokioon. Olen havainnut suomalaisten liikemiesten menevän tapaamaan viranomaisia ja liikekumppaneitaan hyvin vaaleassa kesäpuvussa, joskus ilman solmiota, ja jos sellainen on, se halutaan avata ja takki riisua miltei välittömästi saavuttaessa neuvotteluhuoneeseen. On kuitenkin syytä muistaa, että Japanissa ei päästetä arvovaltaisissa golf-klubeissakaan pelaajia kesken peliään lounastamaan klubiravintolaan, jolleivat pelaajat ole ennen sitä vaihtaneet pukuhuoneessa ylleen klubitakkia ja solmiota! Kuuluin siihen pieneen suurlähettiläsjoukkoon, jonka jäsenet oli kutsuttu kunniajäseniksi mm. arvostettuiun Hodogayan golfklubiin Tokiossa. Klubin jäsenyyttä ei voinut normaaliin tapaan ostaa, vaan klubi valitsi itse jäsenensä. Jäseneksi hyväksymisen alimpana ikärajana pidettiin noin 50 vuotta. Klubin jäsenille korostettiin oikean käyttäytymistavan tärkeyttä mm. järjestämällä uusille “nuorille” - klubin jäsenten keskimääräinen ikä oli 74 vuotta - ja usein jo vuosikymmeniä golfia pelanneille yritysjohtajille käyttäytymiskursseja. Niillä uudet jäsenet harjoittelivat yhdessä opettajan johdolla mm. kohteliasta tervehtimistä lakinnostolla ja sopivalle syvyydelle tehtävää kiitoskumarrusta pelitovereille pelin päätyttyä. Ulkomaalaisten kanssa tekemisiin joutuneet japanilaiset kättelevät normaalisti ulkomaisia vieraitaan. Kätteleminen on kuitenkin useimmille japanilaisille täysin vieras tapa. Kun lähestyy japanilaista, joka ei ole tottunut tapaamaan ulkomaalaisia, ja ojentaa hänelle kätensä, hän saattaa vetäytyä kauhistuneen näköisenä taaksepäin tai hän kumartaa uudelleen, pitkään ja syvään, ilmeisesti välttääkseen kättelyn. Tällaiselle henkilölle on parasta vain kumartaa. Esimerkiksi maaseudulla liikkuessaan ulkomaalaisen on syytä sopeutua paikallisiin tapoihin ja kumartaa tervehtiessään tarjoamatta kättään. Japanissa on pukeutumisessakin omat sääntönsä, joita on syytä noudattaa. Olen joskus antanut suomalaisryhmälle neuvon, etteivät he lyhyen vierailunsa aikana lainkaan ehdi käyttää vapaa-ajan asua. Sen vuoksi tumma puku riittää matkalaukkuun otettavaksi. Viranomaisten ja korkeiden yritysjohtajien luo mentäessä Japanissa täytyy jo kohteliaisuussyistä käyttää kesälläkin päiväsaikaan normaalia tummempia värisävyjä ja iltatilaisuuksissa tummaa pukua. Myös naishenkilöiden on syytä pukeutua hyvin konservatiivisesti. Liian rento tai räikeä pukeutuminen tulkittaisiin helposti vakavan suhtautumisen ja kunnioituksen puuttumiseksi. Onneksi nykyään on saatavissa trooppista ilmastoa varten tehtyjä ohuita kankaita. Japanilaisessa toimistossa ja neuvotteluhuoneessa ei tule liian kuuma myöskään tavallisessa suomalaisessa puvussa, koska ilmastointilaitteet toimivat Japanissa erinomaisen hyvin. Kuvansa voi Japanissa helposti tärvellä pukeutumisellaan ja esiintymisellään. Rento ja vapautunut käyttäytyminen ei tee suomalaisesta maailmanmiestä eikä edistä Japanissa hänen imagoaan. Rennossa asennossa istuminen ja kengänpohjien osoitteleminen isäntien suuntaan esimerkiksi vaikuttaa japanilaisten mielestä tonttuilulta. Jotkut pitäisivät sitä epäkohteliaana käytöksenä. Sukkienkin tulisi olla puhtaat ja mieluimmin ehjät, sillä japanilaisessa ravintolassa on riisuttava kengät ja istuttava yleensä jalat ristissä tatamimatolla. Viranomaisten päätettävissä olevista asioista neuvoteltaessa on hyvän ja nopean lopputuloksen saavuttamiseksi syytä olla unohtamatta oikean nevottelutason valitsemista. Viranomaiset noudattavat Japanissakin tiukasti ns. virkatietä. Tietyistä päätöksistä vastaavat ja niitä valmistelevat virkamiehet ovat yleensä mustasukkaisen tarkkoja omista oikeuksistaan. Jos päätöksenteossa tärkeät virkamiehet yritetään syrjäyttää käyttämällä esimerkiksi tukena korkeamman tason virkamiehiä tai tekemällä “välistävetoja” eli yrittämällä vaikuttaa virkamiesten ratkaisuihin poliittisten päättäjien avulla, neuvottelujen tavoitteiden saavuttaminen voidaan unohtaa tai ainakin toivottujen tulosten saavuttaminen siirtyy hamaan tulevaisuuteen. Finnairin lentovuoroista ja lentoreitistä Siperian yli käytiin 1980-luvulla pitkä ja Suomen ja Japanin välisiä suhteita kiristänyt neuvotteluprosessi. Se oli näkemykseni mukaan esimerkki neuvottelutaktiikasta, jolla toivotun lopputuloksen saavuttamista pitkitettiin. Lentolupien antamista hoitavat japanilaiset virkamiehet tunsivat itsensä syrjäytetyiksi ja painostetuiksi, kun Suomen toivomaa neuvottelutulosta yritettiin jatkuvasti edistää “väärien viranomaisten”, korkean poliittisen tason ja useasti myös ystävällismielisten kansanedustajien tuella. Asiaa tukemaan saatiin myös Suomen lehdistön laaja ja yliampuva kirjoittelu, joka herätti Suomessa japanilaisvastaisia tunteita. Asia otettiin esille keskeisenä avoimena kysymyksenä korkean poliittisen tason tapaamisissa ja siitä puhuttiin kaikille Suomessa vierailleille japanilaisille valtuuskunnille ja liikemiehille. Suomesta tapahtuvia tuontimahdollisuuksia selvittämään lähteneet japanilaiset yritysjohtajat palasivat pettyneinä Tokioon, “koska Suomessa ei voinut muusta keskustella kuin Finnairin lentolinjasta”. Asia alkoi närkästyttää myös muita, asialle alun perin myötämielisesti suhtautuneita Japanin viranomaisia. Sain kutsun Japanin ulkoministeriöön, jossa minulle ystävällisesti selitettiin, ettei tällaisella yliampuvalla painostuksella ja väärien tukijoiden asialle panemisella saavuteta yleensäkään Japanissa tuloksia. Minua neuvottiin puhumaan asiasta Suomen asianomaisten viranomaisten kanssa ja kehottamaan, että he keskustelisivat lentoliikenneasioista ensisijaisesti niiden virkamiesten kanssa, jotka asiaa hoitavat, sillä ilman heidän myötämielisyyttään Japanissa ei voida saavuttaa konsensusta asian lopullisesta hyväksymisestä. Suomessa kampanjan järjestäjät ilmeisesti kuvittelivat, että heidän asiaansa edistäisi, jos sille saataisiin paljon julkisuutta ja laaja-alainen tuki. Jokainen Japanissa asuva liikemies tietää kuitenkin, ettei hänen asioitaan edistettäisi sillä, että pyrittäisiin syrjäyttämään asioista vastaavat viranomaiset painostamalla heitä päätöksiin heidän kannaltaan epäolennaisten, esimerkiksi poliittisen tason ystävyyssuhteiden avulla. Ei edes Japanin pääministerin tasolla haluttu ottaa vastuuta virkamiesten pakottamisesta tiettyihin ratkaisuihin, jos virkamiehet kykenevät esittämään perusteltuja argumentteja menettelynsä tueksi. Vierailun alussa ja tavattaessa uusia henkilöitä vaihdetaan normaalisti “meishi”, käyntikortti. “Meishi” on vierailijalle välttämätön ja niitä on syytä varata runsaasti mukaansa, mieluimmin kaksipuolisesti painettuja, jolloin kortissa on myös japanin kielinen teksti (jollaisia voi etukäteen tilata esimerkiksi Finnairin kautta). Käyntikortin antamisessakin on omat kohteliaisuussääntönsä. Käyntikortti ojennetaan japanilaiselle lievästi kumartaen ja pitäen kortista kiinni molemmin käsin. Suomalaiselta ei odoteta japanilaisten itsensä tekemää syvää, kohteliasta kumarrusta. Kohtelias suomalainen kumarrustapa riittää. Menestyksellisen tuloksen saavuttamiseksi on kuitenkin syytä korostaa suomalaisittain mitattuna hieman ylikohteliasta esiintymistä, koska japanilaisen olisi vaikeata tulkita sitä teeskentelyksi. Olen valitettavasti joutunut joskus näkemään suomalaisten jakavan käyntikorttejaan “kuten onnenlehtiä” eli heittämällä niitä pokeripelin taitavan jakajan nopeudella pöytälevyä pitkin pöydän toisella puolella istuville japanilaisille. Japanilaisten kasvoilta voi lukea heidän suhtautumisensa tällaiseen ääliömäisenä pitämäänsä käyttäytymiseen. Toiselta saatua käyntikorttia ei sujauteta välittömästi taskuun tai käyntikorttikoteloon, vaan saajan odotetaan tutkivan sitä ensin tarkkaan todetakseen henkilön nimen ja aseman oikein. Todetessaan saaneensa käteensä korkea-arvoisen henkilön käyntikortin on kohteliasta näyttää havainneensa tämän esimerkiksi uudella kohteliaalla, lievällä kumarruksella. Tällöin ei ole suinkaan epäkohteliasta varmistua henkilön nimen oikeasta ääntämisestä. Sekin vaikuttaa kohteliaalta, koska henkilöiden nimet on syytä Japanissa painaa mieleensä ja tarvittaessa muistaa. Hävyttömimmän suomalaisten käyttäytymismöhläyksen olen kokenut Tokiossa erään ministeritason vierailun aikana. Kerrottakoon sen pääkohtainen kulku tässä varoituksena, vaikka suomalaiset eivät yleensä syyllisty näin törkeään tahdittomuuteen. Suomalaisen ministerivieraan kunniaksi järjestettiin Tokiossa vastaanotto, jolle oli suomalaisten vieraiden lisäksi saapunut japanilaisia vieraita, mm. japanilaisia kansanedustajia. Japanilainen tarjoiluhenkilökunta oli tehtäviensä tasalla osoittaen korkeimmille vieraille kunnioitustaan lähestymällä heitä kyykkyasennossa pitäen visusti päänsä perinteisten käyttäytymissääntöjen mukaisesti alemmalla tasolla kuin istuvien arvovieraiden päät. Illan kuluessa suomalainen kunniavieras sai yht’äkkisen pelleilykohtauksen: hän sieppasi tarjoilijan kädestä tarjottimen ja ryhtyi itse tarjoilijaksi matkien heidän kyykkykäyntistä tarjoilutapaansa. Japanilaiset tarjoilijat hämmentyivät, miltei lamaantuivat ja tunsivat selvästi itsensä verisesti loukatuiksi. Japanilaiset arvovieraat loivat häpeissään katseensa lattiaan ja itse olisin halunnut vajota ja kadota lattian läpi. Tällä tavoin tilaisuus saatiin kuitenkin nopeasti päättymään! - ja suomalainen ministerivierailu painui varmaankin lähtemättömänä elämyksenä japanilaisten mieleen. Vierailujen yhteydessä on Japanissa aina syytä varata mukaansa riittävästi lahjoja. Japanilaiset rakastavat lahjojen antamista aina kun siihen suinkin tarjoutuu tilaisuus. Jos olette kutsuttuna vieraana esimerkiksi japanilaisen yrityksen tarjoamalla päivällisellä, tilaisuuden lopussa isännät antavat vierailleen yleensä lahjan. Kohtelias vieras on tietenkin myös varautunut antamaan isännilleen lahjan, jonka ei tarvitse olla arvoltaan suuren suuri, pääisännälle kuitenkin vähän muita näyttävämpi. Käytäessä pyytämässä viranomaisilta tai järjestöjen edustajilta neuvoja ja informaatiota on vierailijalla myös aihetta varata “vaivojen palkaksi” ja kiitokseksi isännille pieni lahja, johon ei tällöin tule odottaa vastalahjaa. Tervetulleiksi lahjoiksi osoittautuivat esimerkiksi kalvosinnapit, solmiot ja solmioneulat, tuhkakupit ja pienet koriste-esineet. Arvokkaampina lahjoina menivät hyvin perille Alvar Aallon ja Timo Sarpanevan tyylikkäät lasimaljakot tai taidetaonnaiset hopeavadit ja -maljakot. Lahjaesineen arvo ei ole Japanissa keskeisen tärkeä kysymys. Yleensä japanilaisten antamat normaalit lahjat ovat arvoltaan vähäisiä, mutta hyvin harkittuja. Lahjojen arvo vaihtelee tietenkin henkilön aseman mukaan. Vastalahjaksi japanilainen pyrkii antamaan suurin piirtein yhtä arvokkaan esineen kuin hän on saanut. Ryhmille, esimerkiksi häävieraille morsiusparin antamat vastalahjat ovat kaikille samanlaisia lahjan arvon riippuessa morsiusparin varallisuusasteesta. Esimiesasemassa oleva henkilö antaa alaisilleen yleensä samanarvoisen lahjan. Alaisten esimiehelleen antamat lahjat voivat olla arvoltaan paljon vaatimattomampia. Tärkeintä lahjan antamisessa on kuitenkin se, että lahja on mahdollisimman kauniisti pakattu. Lahja on yleensä alkuperäisessä hienossa pakkauslaatikossa, joka on pantu hienolla, pehmeällä paperilla pehmustettuun, upeasti tehtyyn puulaatikkoon. Se on puolestaan pakattu hienoon käärepaperiin ja sidottu koristeellisesti. Japanilaisten lahjojen pakkaus on usein kalliimpi kuin paketin sisällä oleva lahja. Suomalaisten on syytä muistaa, että annettaessa liikelahjoja japanilaisille, niiden on oltava kauniissa pakkauksessa, sillä se voi ilahduttaa saajaa enemmän kuin itse lahja.